Tietosuojaseloste
Markkinointirekisteri
1. Rekisterin pitäjä
Nimi Toyrock Oy
Osoite Tiilipojanlenkki 9, 01720 Vantaa
Y-tunnus 2636324-8
2. Rekisteriasioita (markkinointi) hoitava yhteyshenkilö
Nimi Kati Mattelmäki
Puhelin 050 523 0308
Sähköposti [email protected]
3. Rekisterin nimi
Markkinointitietoseloste
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Markkinointirekisterin pääasiallisen käyttötarkoituksena on asiakassuhteiden ylläpito, asiakaspalvelu sekä potentiaalisten asiakkaiden hankinta. Rekisterissä säilytettävät tiedot perustuvat suostumukseen tai oikeutettuun etuun.
5. Rekisterin Tietosisältö
Nimi, sähköposti, yhteystiedot ja muut asiakkaan mahdollisesti antamat tiedot, suostumukset tai kiellot, IP-osoitteet (analytiikka), rekisteröitymisaika, asiointihistoria sivustoillamme, uutiskirjeiden luku-klikkaushistoria.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Asiakkaiden osalta Toyrock Oy:n ERP tai verkkokaupat, potentiaalisten asiakkaiden osalta henkilöiltä itseltään mm. sähköpostitse, puhelimitse, lomakkeilla jne., joissa asiakas luovuttaa tietojaan.
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä Euroopan Unionin ulkopuolelle, ellei se ole Toyrock Oy:n tai sen yhteistyökumppanin teknisen toteutuksen varmistamiseksi tarpeellista, mutta tällöin käsittelijä on sitoutunut käsittelytoimissaan noudattamaan EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisia velvoitteita tietojen siirroissa.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Kaikki ohjelmiin kerätty käyttäjiä koskeva tieto säilytetään luottamuksellisena. Mahdolliset sähköiset tiedonsiirrot tapahtuvat salatun protokollan avulla. Manuaalisesti käsiteltävät, rekisteröityjen tietoja sisältävät asiakirjat säilytetään siten, että asiattomilta on niihin pääsy estetty.
9. Oikeus saada tietoa henkilötietojesi käsittelystä ja tarkastaa sinua koskevat henkilötiedot
Sinulla on oikeus tarkastaa sinusta kerätyt henkilötiedot veloituksetta kerran vuodessa ottamalla kirjallisesti yhteyttä rekisteriasioita hoitavaan henkilöön. Jos lähetät tietopyynnön useammin kuin kerran vuodessa, voimme periä siitä korvauksen, joka kattaa tietopyynnöistä aiheutuvat kohtuulliset ja välittömät kustannukset. Sinulla on oikeus saada tietoa henkilötietojesi käsittelystä. Pyrimme kuvauksilla tietosuojakäytännöistämme, kuten tietosuojaselosteilla antamaan kattavan kuvan henkilötietojen käsittelystä toiminnassamme. Lisäksi sinulla on aina oikeus esittää tarkentavia lisäkysymyksiä henkilötietojesi käsittelystä.
10. Oikeus henkilötietojen oikaisuun
Mikäli sinua koskevat henkilötietomme ovat virheellisiä, sinulla on oikeus vaatia virheellisten tietojen oikaisemista. Jos korjaamme henkilötietoja pyyntösi perusteella, ilmoitamme tietosuoja-asetuksen mukaisesti mahdollisuuksien mukaan oikaisusta myös kaikille niille tahoille, joille virheellisiä tietoja on aikaisemmin luovutettu.
11. Oikeus henkilötietojen poistamiseen
Käsiteltävien henkilötietojen säilytysajat vaihtelevat henkilötietojen käyttötarkoituksen mukaan.
Tiedotteiden ja uutiskirjeiden vastaanottajatietoja säilytetään niin kauan, kuin suostumus niiden vastaanottamiseen on voimassa.
Sidosryhmien ja median edustajien yhteystietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat käsittelyn kannalta tarpeellisia ja ajantasaisia.
Asiakaskyselyjen ja kilpailujen palkintojen arvontaan osallistuvien tietoja säilytetään enintään 13 kuukauden ajan.
Voit pyytää henkilötietojesi poistamista tietosuoja-asetuksen mukaisesti, jos esimerkiksi tietojasi on käytetty laittomasti tai tietoja ei enää tarvita. Tietojen poisto-oikeutta ei kuitenkaan ole esim., jos tietojen käsittely perustuu lakiin tai tietoja tarvitaan oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta poistoa laissa säädetyin perustein.
12. Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä
Erityisistä henkilökohtaisista tilanteeseesi liittyvistä syistä sinulla on oikeus myös vastustaa henkilötietoihisi kohdistuvia käsittelytoimia. Pyynnön yhteydessä sinun tulee yksilöidä erityinen tilanne, jonka perusteella käsittelyä vastustetaan. Tällöin emme saa enää käsitellä henkilötietojasi, paitsi jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää sinun etusi, oikeutesi ja vapautesi, tai jos tietojen käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Voimme kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevan pyynnön laissa säädetyin perustein. Suoramarkkinoinnin voi kieltää aina ilman perustetta.
13. Oikeus henkilötietojen käsittelyn rajoittamiseen
Mikäli katsot, että käsittelemme henkilötietojasi esim. lainvastaisesti, ne ovat virheellisiä, tai olet vastustanut tietojesi käsittelyä, voit pyytää meitä rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä tietosuoja-asetuksen mukaisesti. Tällöin voimme käsitellä tietoja vain rajatuissa tilanteissa, kuten sinun suostumuksellasi, oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi, yleisen edun vuoksi tai toisen henkilön suojaamiseksi. Tietojen rajoitustilanteessa ilmoitamme lain mukaisesti mahdollisuuksien mukaan rajoituksesta kaikille niille, joille tietoja on aikaisemmin luovutettu.
14. Oikeus siirtää henkilötiedot toiselle rekisterinpitäjälle
Sinulla on oikeus saada meille itse toimittamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä halutessasi siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, mikäli se on teknisesti mahdollista. Pyynnön voi kohdistaa ainoastaan henkilötietoihin, joita käsitellään automaattisesti ja joiden käsittely perustuu joko suostumukseesi tai sopimukseen. Tietojen siirto ei saa vaikuttaa haitallisesti kolmansien osapuolten oikeuksiin ja vapauksiin.
15. Oikeus tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle
Sinulla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle erityisesti siinä EU-jäsenvaltiossa, jossa vakinainen asuinpaikkasi tai työpaikkasi on taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos katsot, että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuojalainsäädäntöä. Suomessa valvontaviranomaisena toimii Tietosuojavaltuutetun toimisto: https://tietosuoja.fi/yhteystiedot.
Rekisteröidyltä itseltään
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä Euroopan Unionin ulkopuolelle, ellei se ole Toyrock Oy:n tai sen yhteistyökumppanin teknisen toteutuksen varmistamiseksi tarpeellista, mutta tällöin käsittelijä on sitoutunut käsittelytoimissaan noudattamaan EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisia velvoitteita tietojen siirroissa.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Valtaosa rekisteröidystä tiedosta säilytetään digitaalisessa muodossa ja mahdollinen tiedonsiirto järjestelmien välillä tapahtuu salatun protokollan avulla. Digitaaliset tiedot on aina vähintään salasanasuojattu. Mahdollinen manuaalinen tieto säilytetään siten, että siihen ei ole ulkopuolisilla pääsyä ja tiedot hävitetään asiakastapahtuman jälkeen siltä osin kun siihen ei kohdistu lainsäädännöllistä säilytysvelvoitetta tai asiakassuhteen hoitoon liittyvää oikeutettua etua.
9. Omien tietojen tarkistaminen
Rekisteröity voi käyttää oikeuttaan rekisteritietojen tarkistamiseen ottamalla kirjallisesti yhteyttä rekisteristä vastaavaan yhteyshenkilöön.
10. Oikeus vaatia tietojen oikaisemiseen
Jokaisella on oikeus vaatia asiakas-ja toimittajatietorekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Korjauspyynnön voi osoittaa kirjallisesti rekisteritietoja hoitavalle yhteyshenkilölle. Lisätietoja tietojen korjaamisesta: www.tietosuoja.fi/1676.htm.
11. Oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä
Rekisteröity voi pyytää rekisterinpitäjää rajoittamaan häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä tietyin edellytyksin.
12. Tietojen poisto
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojensa poistamista ilman aiheetonta viivästystä edellyttäen, että jokin seuraavista perusteista täyttyy: Henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin 6 artiklan 1 kohdan a alakohdan tai 9 artiklan 2 kohdan a alakohdan mukaisesti, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta, rekisteröity peruu suostumuksensa, johon käsittely on perustunut, rekisteröity vastustaa käsittelyä 21 artiklan 2 kohdan nojalla, lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi.
Toyrock Oy tarkistaa asiakasrekisterin tiedot vuosittain ja poistaa tai anonymisoi yli 6 vuotta/tilikautta vanhemmat passiiviset tiedot samalla.
13. Oikeus henkilötietojen käsittelyn rajoittamiseen
Mikäli katsot, että käsittelemme henkilötietojasi esim. lainvastaisesti, ne ovat virheellisiä tai olet vastustanut tietojesi käsittelyä, voit pyytää meitä rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä tietosuoja-asetuksen mukaisesti. Tällöin voimme käsitellä tietoja vain rajatuissa tilanteissa, kuten sinun suostumuksellasi, oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi, yleisen edun vuoksi tai toisen henkilön suojaamiseksi. Tietojen rajoitustilanteessa ilmoitamme lain mukaisesti mahdollisuuksien mukaan rajoituksesta kaikille niille, joille tietoja on aikaisemmin luovutettu.
14. Oikeus siirtää henkilötiedot toiselle rekisterinpitäjälle
Sinulla on oikeus saada meille itse toimittamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä halutessasi siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, mikäli se on teknisesti mahdollista. Pyynnön voi kohdistaa ainoastaan henkilötietoihin, joita käsitellään automaattisesti ja joiden käsittely perustuu joko suostumukseesi tai sopimukseen. Tietojen siirto ei saa vaikuttaa haitallisesti kolmansien osapuolten oikeuksiin ja vapauksiin.
15. Oikeus tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle
Sinulla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle erityisesti siinä EU-jäsenvaltiossa, jossa vakinainen asuinpaikkasi tai työpaikkasi on taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos katsot, että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan, tietosuojalainsäädäntöä. Suomessa valvontaviranomaisena toimii Tietosuojavaltuutetun toimisto: https://tietosuoja.fi/yhteystiedot.
16. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Henkilötietolain 30 § mukaan rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta markkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten.
TIETOSUOJASELOSTE 20.5.2024
Asiakas- ja toimittajarekisteri
1. Rekisterin pitäjä
Nimi Toyrock Oy
Osoite Tiilipojanlenkki 9, 01720 Vantaa
Y-tunnus 2636324-8
2. Rekisteriasioita hoitava yhteyshenkilö
Matias Nyberg
Puhelin 040-5090592
3. Rekisterin nimi
Asiakas- ja toimittajatietorekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Asiakas- ja toimittajatietorekisterin pääasiallisena käyttötarkoituksena on toimia Toyrock Oy:n asiakas ja toimittajarekisterinä. Rekisteri sisältää tietoja Toyrock Oy:n asiakkaiksi tai toimittajaksi rekisteröityneistä henkilöistä. Henkilötietoja käsitellään seuraavissa tarkoituksissa: Asiakkaan valitsemien ja tilaamien palveluiden toteuttamiseen, kehittämiseen ja ylläpitämiseen. Asiakkuuksien hoitamiseen kuten tunnistamiseen eri toimipisteissä, myynti ja markkinointi, tiedotus, asiakastuki, asiakassuhteen hallinta ja hoitaminen sekä Toyrock Oy:n toimintojen kehittäminen ja ylläpitäminen. Lisäksi tietoja käsitellään liiketoiminnan operatiivisiin tarpeisiin kuten esim. hankinnat, toimitukset, laskutus, raportointi, liiketoiminnan suunnitteluun ja kehittämiseen, Toyrock Oy:n palveluista ja tuotteista tiedottamiseen ja myynnin edistämiseen, Toyrock Oy:n liiketoiminnan toteutukseen liittyvien yhteistyökumppanien palveluviestintään.
5. Rekisterin Tietosisältö
Nimi- ja osoitetiedot, käyttökieli, puhelinnumero, sähköpostiosoite, suoramarkkinointilupa- ja kieltotiedot, markkinointiin liittyvä rekisteröityä koskeva muu tunnistetieto, tietojen muutos/päivitystiedot
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteröidyltä itseltään
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä Euroopan Unionin ulkopuolelle, ellei se ole Toyrock Oy:n tai sen yhteistyökumppanin teknisen toteutuksen varmistamiseksi tarpeellista, mutta tällöin käsittelijä on sitoutunut käsittelytoimissaan noudattamaan EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisia velvoitteita tietojen siirroissa.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Valtaosa rekisteröidystä tiedosta säilytetään digitaalisessa muodossa ja mahdollinen tiedonsiirto järjestelmien välillä tapahtuu salatun protokollan avulla. Digitaaliset tiedot on aina vähintään salasanasuojattu. Mahdollinen manuaalinen tieto säilytetään siten, että siihen ei ole ulkopuolisilla pääsyä ja tiedot hävitetään asiakastapahtuman jälkeen siltä osin kun siihen ei kohdistu lainsäädännöllistä säilytysvelvoitetta tai asiakassuhteen hoitoon liittyvää oikeutettua etua.
9. Omien tietojen tarkistaminen
Rekisteröity voi käyttää oikeuttaan rekisteritietojen tarkistamiseen ottamalla kirjallisesti yhteyttä rekisteristä vastaavaan yhteyshenkilöön.
10. Oikeus vaatia tietojen oikaisemiseen
Jokaisella on oikeus vaatia asiakas- ja toimittajatietorekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Korjauspyynnön voi osoittaa kirjallisesti rekisteritietoja hoitavalle yhteyshenkilölle. Lisätietoja tietojen korjaamisesta: www.tietosuoja.fi/1676.htm.
11. Oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä
Rekisteröity voi pyytää rekisterinpitäjää rajoittamaan häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä tietyin edellytyksin.
12. Tietojen poisto
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojensa poistamista ilman aiheetonta viivästystä edellyttäen, että jokin seuraavista perusteista täyttyy: Henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin 6 artiklan 1 kohdan a alakohdan tai 9 artiklan 2 kohdan a alakohdan mukaisesti, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta, rekisteröity peruu suostumuksensa, johon käsittely on perustunut, rekisteröity vastustaa käsittelyä 21 artiklan 2 kohdan nojalla, lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi.
Toyrock Oy tarkistaa asiakas- ja toimittajarekisterin tietoja säännöllisesti ja anonymisoi passiiviset henkilötiedot tai tiedot, jotka jo aiemmin tiedetään tarpeettomiksi tai asiakas/toimittaja on pyytänyt poistamaan. Lisäksi anonymisoimme yli 6 vuotta/tilikautta vanhemmat passiiviset henkilötiedot.
13. Oikeus henkilötietojen käsittelyn rajoittamiseen
Mikäli katsot, että käsittelemme henkilötietojasi esim. lainvastaisesti, ne ovat virheellisiä tai olet vastustanut tietojesi käsittelyä, voit pyytää meitä rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä tietosuoja-asetuksen mukaisesti. Tällöin voimme käsitellä tietoja vain rajatuissa tilanteissa, kuten sinun suostumuksellasi, oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi, yleisen edun vuoksi tai toisen henkilön suojaamiseksi. Tietojen rajoitustilanteessa ilmoitamme lain mukaisesti mahdollisuuksien mukaan rajoituksesta kaikille niille, joille tietoja on aikaisemmin luovutettu.
14. Oikeus siirtää henkilötiedot toiselle rekisterinpitäjälle
Sinulla on oikeus saada meille itse toimittamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä halutessasi siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, mikäli se on teknisesti mahdollista. Pyynnön voi kohdistaa ainoastaan henkilötietoihin, joita käsitellään automaattisesti ja joiden käsittely perustuu joko suostumukseesi tai sopimukseen. Tietojen siirto ei saa vaikuttaa haitallisesti kolmansien osapuolten oikeuksiin ja vapauksiin.
15. Oikeus tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle
Sinulla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle erityisesti siinä EU-jäsenvaltiossa, jossa vakinainen asuinpaikkasi tai työpaikkasi on taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos katsot, että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan, tietosuojalainsäädäntöä. Suomessa valvontaviranomaisena toimii Tietosuojavaltuutetun toimisto: https://tietosuoja.fi/yhteystiedot.
16. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Henkilötietolain 30 § mukaan rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta markkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten.